Umumnya di dalam sebuah perusahaan, posisi sebagai General Affair (GA) berada di bawah pimpinan Kepala Operasional atau Devisi Umum yang mengurusi berbagai urusan operasional di dalam perusahaan.
Sementara untuk perusahaan yang masih memiliki struktur organisasi yang lebih sederhana jabatan GA bisa merangkap sebagai Human Resources Development (HRD).
Lalu apakah yang menjadi job desk dan tanggung jawab General Affair? Ikuti terus artikel ini untuk mendapatkan penjelasan lengkapnya.
Tugas dan Tanggung Jawab General Affair
Tugas General Affair adalah mengelola urusan umum dan fungsi sumber daya manusia untuk mendukung kebutuhan bisnis utama di dalam perusahaan.
Karena berada di bawah devisi umum ia berperan untuk mengurusi berbagai hal mulai dari perizinan, protokoler, perawatan gedung, instalasi listrik air telepon, pengadaan dan perawatan kendaraan dinas, sampai urusan-urusan pantry lainnya.
Mereka harus memastikan segala hal yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan semestinya.
Berikut ini tanggung jawab General Affair secara umum:
1. Penyediaan dan Perawatan Seluruh Fasilitas Kantor
GA adalah orang yang bertanggung jawab untuk pengadaan barang, aset perusaaan atau sarana penunjang aktivitas kantor lainnya.
Mereka melakukan analisis mengenai kebutuhan fasilitas kantor dan biaya atas penyediaan dan perawatan semua hal tersebut.
Sehingga tinggi rendahnya pengeluaran perusahaan untuk pengadaan barang menjadi salah satu penilaian bagus tidaknya kinerja seorang GA.
2. Pembayaran Rutin
Tanggung jawab General Affair selanjutnya adalah melakukan pembayaran rutin untuk tagihan listrik, air, wifi, telepon atau pembayaran lain perusahaan.
Praktisi GA umumnya telah dapat memprediksi berapa pengeluaran perusahaan untuk pembayaran ini karena tidak akan jauh berbeda dari pembayaran sebelumnya.
Selain itu, mereka juga memiliki wewenang untuk memberikan upah pekerja harian lepas di luar gaji karyawan.
Karena ia bertugas menyediakan aset dan melakukan pembayaran, seorang GA juga harus menyiapkan laporan asset dan beban biaya kantor untuk keperluan rapat anggaran bulanan.
3. Menangani Komplain Mengenai Sarana dan Prasarana
Setelah melakukan pembelian fasilitas kantor, GA juga bertanggung jawab untuk menjaga aset tersebut agar pengguna aset lain tidak sembarangan menggunakannya.
Jika terjadi kerusakan terhadap aset perusahaan maka mereka adalah orang yang berhak untuk menegur karyawan atau pengguna yang melakukannya.
Mereka juga bertanggung jawab menangani komplen yang berkaitan dengan sarana dan prasana di dalam perusahaan.
4. Menjalin Hubungan Kerja dengan Vendor Penyedia Fasilitas
Untuk mempercepat proses pengadaan yang sesuai dengan kebutuhan pemakai, maka General Affair perlu untuk melakukan hubungan kerja sama dengan vendor penyedia fasilitas tersebut.
Sehingga mendapatkan produk dengan spesifikasi akurat dan berkualitas serta tidak melebihi anggaran yang telah ditentukan.
5. Mengelola Keamanan dan Membina Hubungan Baik
Selain beberapa poin di atas masih banyak tanggung jawab General Affair lainnya. Seperti untuk pengadaan fasilitas tidak hanya terbatas pada aset tapi juga sumber daya pendukung.
Misalnya keamaan yaitu satpam, lalu cleaning service, dan jasa outsourcing lainnya.
Kemudian mereka juga harus menjalin hubungan baik dengan pihak eskternal seperti kepolisian, pemda, wartawan dan ormas.
Seorang General Affair perlu pula melakukan survei tingkat kepuasan karyawan terhadap fasilitas kantor untuk menilai bagaimana pekerjaan mereka menjaga aset.
Kualifikasi dan Keterampilan menjadi General Affair
Persyaratan menjadi General Affair tentu berbeda-beda di setiap perusahaan.
Meski begitu, pekerjaan ini akan cocok dengan mereka yang lulus dengan gelar dalam bidang manajemen, manajemen sumber daya manusia, administrasi atau jurusan relevan lainnya.
Pengalaman dibidang yang sama selama beberapa tahun tentu akan sangat mendukung untuk mendapatkan pekerjaan di bidang ini.
Mereka yang berminat menjadi GA juga perlu memiliki pemahaman mengenai keselamatan dan kesehatan kerja, memahami pembuatan laporan harian dan mingguan serta punya pengalaman merawat aset perusahaan.
Dalam menjalankan tugasnya mereka juga perlu beberapa keterampilan penting seperti kejujuran, dimana mereka mengelola pengadaan barang dan pembiayaan yang tentu melibatkan banyak uang perusahaan.
Mereka harus teliti dalam menganalisis kebutuhan perusahaan, mampu mencatat semua pembelian dengan transparan.
Memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk dapat berhubungan dengan pihak eksternal atau vendor, serta memiliki pemahaman tentang teknik loby dan negosiasi juga sangat diperlukan.
Penutup
Nah, itu tadi job desk dan tanggung jawab General Affair di dalam sebuah perusahaan.
Bisa dikatakan bahwa ia memiliki perbedaan cukup jelas dengan HRD meski kadang kedua profesi ini digabungkan.
HRD lebih banyak mengurusi keperluan karyawan atau manusia sementara General Affair lebih banyak mengurusi benda mati seperti aset perusahaan dari gedung hingga urusan kecil seperti alat tulis kantor.
Meski begitu bukan berarti mereka tidak berhubungan dengan manusia.
Di beberapa kesempatan General Affair juga perlu menjalin hubungan kerja dengan vendor, karyawan, dan para pimpinan perusahaan tentunya.
Mereka juga perlu banyak melakukan koordinasi dengan departemen lain di dalam perusahaan untuk mengetahui kebutuhan barang dan jasa beserta rencana anggaran yang diperlukan.
Discussion about this post